Release party 2012

[Thomas de Graaff]

Hallo Ed,
we zullen 19 mei meenemen in de opties die we als promotieteam bekijken voor het organiseren van een RP. Thx. voor het aanbod.

Maar dat moet niemand er van weerhouden om vast zelf aan de slag te gaan in Den Haag om een RP te organiseren met Club Nix! Hoe meer parties er komen, hoe beter. Het promotieteam is maar heel klein, en we kunnen niet alles doen. We kunnen wel mooi de promotie bundelen.

[Vistaus]

@Thomas: Ik ga kijken wat ik kan doen

@DeBaas: Ow, dat is mijn schuld, ik haalde even wat door elkaar. Ik bedoelde dit: http://forum.ubuntu-nl.org/promotie-40/hulp-bij-linux-in-den-haag/msg810867/#msg810867
Die club die in Sorghvliet zit.

[JPtja]

Hey allemaal, huisgenoot van Technopauluz meldt zich :p

Het komt regelmatig voor dat er in TU/e een deel van het auditorium wordt gebruikt voor bedrijven en dergelijken, ik denk dat dit zeker in het weekend ook goed mogelijk zou moeten zijn.
Internet is in ieder geval snel genoeg, misschien is het zelfs mogelijk dat de kantineverkoop ook open kan als voordeel voor de TU.
Er zijn in het gebouw genoeg plekken waar je je systeem aan de stroom kan hangen, er zijn waarschijnlijk wel wat studenten informatica die ook mee willen helpen en elke student kan lezen dat deze LTS-party er aan komt als dat op de studentenportal staat.

Ik zal maandag even bellen om te vragen wat voor mogelijkheden er zijn, zal ik tegen die tijd weer laten horen.

Jacob

[Thomas de Graaff]

Thx. Jacob.

Laat zo snel mogelijk volgende week horen wat de tussenstand is. Dan kunnen we daar rekening mee houden.

[JPtja]

Goedemiddag,

Ik heb drnet kunnen bellen naar de TU, hoor dan dat ze het liefst hebben dat ik een mailtje stuur, dus er is een mailtje de deur uitgegaan, zal het laten horen wanneer ik antwoord heb

[JPtja]

Beste Jacob,

Voordat we op deze vraag in kunnen gaan hebben we iets meer informatie nodig. We zouden graag weten:
-Of er catering nodig is?
-De duur, datum en tijd van het evenement (vindt het bijvoorbeeld in het weekend plaats)
-Welke voorzieningen zijn er nodig (hoeveel ruimten, beamers en PC's, bewegwijzering)?
-Welke opstelling en ruimten heb je voor ogen?
-Betreft het een commercieel evenement?

Met vriendelijke groet.

Kenny Meesters
Dienst Interne Zaken


Dit heb ik nu als antwoord terug gehad, voor mij zelf zijn er enkele dingen die ik niet met zekerheid terug weet te sturen.
Aan de vragen die ik terug krijg te zien, is het wel mogelijk hier de release party te kunnen organiseren.

[Timo]

Catering nodig? Weet ik niet.
De duur, datum, tijd: Zaterdag 2 juni, tijd en duur nnb
Voorzieningen: Een paar beamers voor presentaties.
Commercieel: Wat denk je...

[Vistaus]

Ik ben ook bezig met overleg voor hier in Almere btw

[Technopauluz]

De vorige LTS party was in Ede, ik herinner me nog dat de ruimte er ongeveer zo uitzag?


Het was in ieder geval gezellig druk geworden. (prima bezoekers/ruimte verhouding)

Ubuntu is gratis en zal zolang mensen nog computers gebruiken hopelijk ook gratis blijven. Desalniettemin waren er in Ede volgens wel een paar Linux gerelateerde commerciele stands (sponsoren).
De bingo op het laatst vond ik ook leuk gevonden om net weer iets van de kosten te kunnen dekken
Niet commercieel denk ik, vergelijk het met de introductie feesten, om dat te regelen heb je ook vaak sponsoren (van o.a. bier ).

Catering... In Ede hadden ze gewoon wat broodjes en koffie/thee in de verkoop als ik het klopt wat ik zeg. Als de TU zegt, wij willen daar wel iets mee verdienen met de verkoop van broodjes/drinken/bitterballen (k zeg maar iets) dan is dat een overweging. Als het meer iets is dat geld gaat kosten, dan lijkt het me slimmer om zelf een partij broodjes/koffie/thee in te slaan en dit dan daar met vrijwilligers te regelen. Andere opties zijn (zelf eten meenemen/sponsor/Potluck (dat iedereen wat lekkers meeneemt om te delen) )

De vorige LTS party was op een zaterdag van 10:00 tot 16:00 en dan een 1 á 2 uur opruimen en voorbereiden/klaarzetten?

Ik weet niet wat voor materiaal er allemaal al is? Wegwijzers zijn zo te maken. Maar ik weet niet hoe het vorige keer geregeld was met de beamers, microfoons, pc's etc.


Edit: hier nog de link naar info over de LTS party in Ede! http://www.releaseparty.eu/show.php5?page=home Daar zie je nog de sponsoren van toen en de prijsvraag etc.

[JPtja]

Dit is wat ik als lijstje heb teruggestuurd:

-Catering is wel fijn, mocht het in het budget passen. Hoe werkt dit dan met personeel en waar gaat de winst naartoe?
-Het evenement zelf is sowieso op een zaterdag, waarschijnlijk op 2 juni tussen 10.00 en 16.00, met een à twee uur opbouwtijd er voor en erna.
-Er zijn voor het geven van verschillende presentaties twee zalen met beamer nodig waar ongeveer 100 man per zaal in past, PC's zijn niet nodig, nemen we zelf mee
-Bewegwijzering zou wel makkelijk zijn, is ook zelf te maken, hoe zit het met toestemming vragen voor bewegwijzering?
-De vraag of het commercieel is of niet is wat lastig: er wordt wel reclame gemaakt door verschillende bedrijven, maar het gaat hier allemaal om gratis producten, het gaat immers om opensource, wat allemaal gratis is. Wij hebben niet als doel om winst te maken, dus wat dat betreft zou ik het geen commercieel evenement noemen.

Ik zelf kan er helaas niet bij zijn als het 2 juni is...

[Thomas de Graaff]

Het is idd. geen commercieel evenement.

@ Vistaus, de offerte van het Beatrixgebouw is binnen. 6604,- euro inclusief gratis lunch, hapjes, koffie, thee, etc. (200 personen gedurende de hele dag, gemiddeld 100). Dat is, een zaal, en twee presentatieruimten inclusief alle apparatuur, projectoren, geluid e.d. En 5 stands. Wellicht is de lunch e.d te schrappen, dan blijft er 3034,- euro over.  Maar dat weet ik niet zeker. Er is een optie tot 2 mei.

@ JPtja, dat lijkt me een prima lijstje wat je hebt doorgegeven.
Alleen is er naast de presentatieruimten ook nog een ruimte nodig voor een installatie eiland, en stands van partners.

[Vistaus]

@Thomas: Ja, maar hoeveel heeft Ubuntu-NL dan te besteden? Kunnen we die 3034 betalen? Want dat lees ik nu niet terug uit je post.

Overigens ga ik er straks een mailtje uitsturen naar een paar lokaties in Almere.

[JPtja]

En de belangrijke zaal voor voorbeeld/installatie laptops/pc's is ook vermeldt bij de TU nu

[Thomas de Graaff]

@Thomas: Ja, maar hoeveel heeft Ubuntu-NL dan te besteden? Kunnen we die 3034 betalen? Want dat lees ik nu niet terug uit je post.

De enige reden dat ik die offerte heb aangevraagd is omdat jij aangaf dat je misschien iets kon regelen.

Als jij kan zorgen voor een (basaal) overzicht van de kosten van de Jaarbeurs, kan ik misschien wel wat regelen.

Ik heb je daar nog expliciet op gewezen:

Veel kosten zullen er niet gemaakt worden, want dat budget is er niet. Of Vistaus moet wat kunnen regelen zoals hij aangaf toen hij me vroeg om te informeren naar een optie bij de jaarbeurs (nu Beatrixgebouw). (Ik hoop dat je een serieuze mogelijkheid hebt om wat te regelen Vistaus, want er is dus nu iemand tijd aan het steken in het maken van een offerte.)

@Thomas: Ik ga kijken wat ik kan doen

Dus kom nou niet aan met:

@Thomas: Ja, maar hoeveel heeft Ubuntu-NL dan te besteden? Kunnen we die 3034 betalen? Want dat lees ik nu niet terug uit je post.

Want dan neem ik je dus totaal niet meer serieus met dit soort dingen. Jij zou kijken of je wat kon regelen.

[Thomas de Graaff]

En de belangrijke zaal voor voorbeeld/installatie laptops/pc's is ook vermeldt bij de TU nu

Mooi. Kan je informeren op welke termijn de TUE duidelijkheid kan geven?

[Vistaus]

Ja, dat klopt. Maar daarom is het nog wel handig om te weten wat Ubuntu-NL zelf kan bijleggen, nietwaar? Of moet het een volledig gesponsorde party worden?

[Thomas de Graaff]

We hebben ongeveer 400 euro vrij budget, dat nog niet ergens voor gereserveerd is. Maar dat wil niet zeggen dat we dat meteen helemaal aan deze party gaan spenderen. Enige ruimte om op onvoorziene zaken in te spelen is ook niet verkeerd namelijk. We willen eigenlijk dus zoveel mogelijk kiet spelen wat kosten betreft voor de party. Een ruimte bij de jaarbeurs is alleen mogelijk als er flinke sponsoring is.

[JPtja]

"2 juni is er helaas geen ruimte beschikbaar voor jullie evenement.
Mochten jullie nog met de datum kunnen schuiven; zaterdag 16 juni is er wel ruimte in het Auditorium beschikbaar."

Dit is wat ik nu heb teruggekregen, zal ik nog navragen wat voor kosten er bij zitten mocht het de 16e worden?

[Thomas de Graaff]

Ja, vraag maar wat er 16 juni mogelijk is. Hoe meer opties we hebben, des te beter de keuze die we kunnen maken. En 16 juni speelt het Nederlands elftal geen wedstrijd. Goed bezig!

[DeBaas]

Jamaar Thomas, de 16e heb ik m'n eigen clubdag,........... kan ik weer niet komen

[emiel1976]

Die Thomas, die denkt toch aan alles!!

Gelukkig wel want organiseer maar eens zo iets op een dag dat ze spelen.
Het word dan niet druk.

[Roc.am]

Jamaar Thomas, de 16e heb ik m'n eigen clubdag,........... kan ik weer niet komen

Dat is toch mooi, kun je de clubleden gelijk meenemen, ze hebben dan allemaal tijd.

[JPtja]

WAUW! Wat een nieuw thema
Alleen ik heb nu na vier dagen nog steeds geen bericht gehad over 16 juni...

[Thomas de Graaff]

Ik hoop dat je snel iets te horen krijgt, één dezer dagen gaan we de knoop doorhakken.

[JPtja]

Zal vanmiddag even bellen, vind het wel vreemd dat ze eerst keisnel reageerden en nu gewoon niet..