Nieuws:

Welkom, Gast. Alsjeblieft inloggen of registreren.
Heb je de activerings-mail niet ontvangen?

Auteur Topic: Voorstel organisatiestructuur ReleaseParties . was :Organisatie Release Parties  (gelezen 29437 keer)

Offline Thomas de Graaff

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Met enige regelmaat worden er releaseparties georganiseerd. Dit is veel werk, waarbij een goede organisatie van groot belang is. Omdat het niet zeker is dat dezelfde mensen hiervoor altijd de verantwoordelijkheid willen nemen lijkt het me verstandig om ervoor te zorgen dat de ervaring die opgedaan wordt bij het organiseren van zo'n party niet verloren gaat zodat anderen daar in de toekomst gebruik van kunnen maken. Zo kan er een soort van draaiboek gemaakt worden die iedere keer dat er een party georganiseerd wordt gebruikt en aangepast kan worden. In zo'n draaiboek kan dan worden bijgehouden wat er allemaal moet gebeuren en kan worden verwezen naar wat er hiervoor in voorgaande parties al is ontwikkeld en waar dit te vinden is. Zo kunnen bijvoorbeeld de gegevens van sponsoren bewaard worden, contactgegevens van vrijwilligers, ontwerpen van folders enz. enz. zodat deze makkelijk te vinden zijn wanneer ze bij bepaalde taken nodig zijn.

Om tot zo'n draaiboek te kunnen komen is het eerst nodig dat er een zekere organisatiestructuur voor zo'n project ontworpen wordt waarbij de verschillende rollen en taken die nodig zijn om te komen tot een succesvolle party min of meer vastliggen.

Een eerste voorstel is hier te vinden:
http://wiki.ubuntu-nl.org/community/ReleasePartyOrganisatieVoorstel/Voorstel

Misschien slaat het de plank totaal mis, maar ook dan kan het nuttig zijn als aanzet om tot iets beters te komen.
« Laatst bewerkt op: 2008/12/22, 21:41:34 door Arie »

Offline Drummies

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #1 Gepost op: 2008/12/07, 23:06:20 »
weer een nuttig idee

wederom een goed idee om de organisatie structuur te fine tunen,maar kan ook niet uitblijven,we worden groter dus meer mensen werpen zich op de barricade om activiteiten te ontwikkelen die leiden tot verbetering

Gestopt als aktief Forumlid 17/10/2011

Offline laacque

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #2 Gepost op: 2008/12/07, 23:28:17 »
Met enige regelmaat worden er releaseparties georganiseerd. Dit is veel werk, waarbij een goede organisatie van groot belang is. Omdat het niet zeker is dat dezelfde mensen hiervoor altijd de verantwoordelijkheid willen nemen lijkt het me verstandig om ervoor te zorgen dat de ervaring die opgedaan wordt bij het organiseren van zo'n party niet verloren gaat zodat anderen daar in de toekomst gebruik van kunnen maken. Zo kan er een soort van draaiboek gemaakt worden die iedere keer dat er een party georganiseerd wordt gebruikt en aangepast kan worden. In zo'n draaiboek kan dan worden bijgehouden wat er allemaal moet gebeuren en kan worden verwezen naar wat er hiervoor in voorgaande parties al is ontwikkeld en waar dit te vinden is. Zo kunnen bijvoorbeeld de gegevens van sponsoren bewaard worden, contactgegevens van vrijwilligers, ontwerpen van folders enz. enz. zodat deze makkelijk te vinden zijn wanneer ze bij bepaalde taken nodig zijn.

Om tot zo'n draaiboek te kunnen komen is het eerst nodig dat er een zekere organisatiestructuur voor zo'n project ontworpen wordt waarbij de verschillende rollen en taken die nodig zijn om te komen tot een succesvolle party min of meer vastliggen.

Een eerste voorstel is hier te vinden:
http://wiki.ubuntu-nl.org/community/ReleasePartyOrganisatieVoorstel#preview

Misschien slaat het de plank totaal mis, maar ook dan kan het nuttig zijn als aanzet om tot iets beters te komen.

Het zou mij niet verwonderen als dit ei al eens eerder uitgebroed was door ene Bartek..... maar waar...
Als je in de breedte groeit,||groei je dan ook in de diepte?

Offline laacque

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #3 Gepost op: 2008/12/07, 23:37:25 »
Kijk hier eens....... ik denk dat dit van Willem is: https://wiki.edubuntu.org/NlEventTeam/ReleasePartyStappenplan
Een goed verborgen stappenplan.
Als je in de breedte groeit,||groei je dan ook in de diepte?

Offline Soul-Sing

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #4 Gepost op: 2008/12/08, 06:46:21 »
jaaaaa, ene willem. wat een organisatietalent, en dan zouden we haast zijn fantastische feedback/verslaglegging/verantwoording vergeten van de party.
( voor de anderen, hij is (ook) niet meer de club)

Offline Thomas de Graaff

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #5 Gepost op: 2008/12/08, 09:06:21 »
Kijk hier eens....... ik denk dat dit van Willem is: https://wiki.edubuntu.org/NlEventTeam/ReleasePartyStappenplan
Een goed verborgen stappenplan.

Hier staat inderdaad al een hoop informatie! Heel waardevol. En het is essentieel dat dit soort informatie niet verloren gaat maar een plek krijgt. Maar er wordt wel uitgegaan van een teamleider die de kar trekt en de organisatie vorm geeft. Het idee waar het hier in deze draad in eerste instantie om gaat is om een organisatiestructuur vast te leggen waarmee het mogelijk wordt dit soort informatie en taken op te delen naar de verschillende rollen en groepen die de organisatie vormen. Zo wordt je dan minder afhankelijk van het organisatietalent van een individu en wordt het makkelijker taken, verantwoordelijkheden en dit soort informatie een plek te geven.

Daarnaast wordt het aantrekkelijker om deel te nemen aan de organisatie van zo'n groot project wanneer de verantwoordelijkheden en taken min of meer vastliggen en beperkt zijn waardoor je goed kan inschatten wat je te wachten staat. Verder is bij dit voorstel over organisatiestructuur nagedacht over de weerbaarheid van de organisatie bij uitval van individuen. Zo zullen de verschillende kerngroepen altijd uit minstens drie verschillende  personen bestaan zodat uitval niet meteen desastreus voor de organisatie hoeft te zijn voor de uitvoering van essentiële taken. Al met al denk ik het handig is zo'n organisatiestructuur min of meer vast te leggen alvorens in te vullen wat de inhoud van taken en verantwoordelijkheden in de verschillende fasen van organisatie precies zijn zodat deze gekoppeld kunnen worden aan verschillende rollen en groepen nodig voor zo'n project.
« Laatst bewerkt op: 2008/12/08, 10:14:06 door tommie74 »

Offline Double12

  • Webteam
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #6 Gepost op: 2008/12/08, 11:25:44 »
Dat van Willem is heeft een ander doel: het is een stappenplan. Tommie's plan legt meer de taken vast. Ik denk dat we bij de install parties veel hadden kunnen leren van dit stappenplan. Maar gelukkig leer je ook door ervaring. :P

Ik denk dat Tommie's plan om de taken te verdelen heel goed is. Zeker om dit te combineren met de rechtspersoon Ubuntu-NL.
Maar zo'n uitgebreide structuur loont alleen bij grote release parties, voor kleinere release parties is het denk ik niet de moeite om zoveel leidinggevenden te hebben.
Toch denk ik dat er ook voor install parties wel wat meer een bevoegdheden-structuur mag zijn. Eén organisator kan niet alles organiseren (sprekers, ruimte, promotie), die taken moet worden verdeeld.

Offline BitMapper

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #7 Gepost op: 2008/12/08, 21:09:56 »
Stappenplan of niet, het zijn de vrijwilligers die moeten werken en je moet erop kunnen rekenen  :)
Bedenk ook, des te meer volk je betrekt, des te moeilijker een vergadering gaat worden...

Offline Maarten123

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #8 Gepost op: 2008/12/08, 22:03:22 »
de 1e vraag die bij mij op komt is of UBUNTU-NL wel als rechtspersoon wil opereren?(stichting, vereniging) Volgens mijn kan alleen het huidige team hier antwoord op geven.

Bij de een RP als die we onlangs in Apeldoorn hebben gehad, ben je heel erg afhankelijk van de bereidwilligheid van de Ubunteros hier op het forum.
Je kijkt wie zich aanmelden en welke ideeën deze mensen meebrengen. Gaandeweg ontstaat dan een programma waar een ieder een rol in heeft.

Aan enthousiasme was geen gebrek.. iedereen deed volop mee. Maar misschien is het beter om hier wat meer structuur in aan te brengen. Al was het maar om op tijd en voor iedereen promotie materiaal beschikbaar te hebben en als UBUNTU-NL centraal publiciteit op te zoeken voor de verschillende activiteiten.

Overigens valt het me op dat ieder draadje die over het actief promoten van Ubuntu dood loopt... jammer. Als zo'n topic wordt gestart, dan wordt daar meestal heel enthousiast op gereageerd. En daar blijft het dan bij...





Offline Double12

  • Webteam
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #9 Gepost op: 2008/12/08, 22:13:38 »
de 1e vraag die bij mij op komt is of UBUNTU-NL wel als rechtspersoon wil opereren?(stichting, vereniging) Volgens mijn kan alleen het huidige team hier antwoord op geven.
Het team als geheel heeft hier geen antwoord op gegeven, maar losse team-members zijn wel positief.

Ik denk dat voor de kleine install parties de rechtspersoon minder bruikbaar is (moeilijk om zoveel mensen te verzekeren). Maar voor de grote release parties is het geen vraag of er nog een rechtspersoon komt. Het gaat hier om zulke grote bedragen (bijv. pandhuur) waar privé-personen even voor moeten tekenen, dat is eigenlijk onverantwoord. Ook moet voor sponsors duidelijk zijn dat ze op een rekening van Ubuntu-NL storten en niet op een privé-rekening.

Bij de een RP als die we onlangs in Apeldoorn hebben gehad, ben je heel erg afhankelijk van de bereidwilligheid van de Ubunteros hier op het forum.
Je kijkt wie zich aanmelden en welke ideeën deze mensen meebrengen. Gaandeweg ontstaat dan een programma waar een ieder een rol in heeft.

Aan enthousiasme was geen gebrek.. iedereen deed volop mee. Maar misschien is het beter om hier wat meer structuur in aan te brengen. Al was het maar om op tijd en voor iedereen promotie materiaal beschikbaar te hebben en als UBUNTU-NL centraal publiciteit op te zoeken voor de verschillende activiteiten.
Zo gaat het meestal wel ja. Iedereen doet wat, en dat werkt goed. Maar soms zijn er te weinig mensen die echt willen organiseren en te veel die alleen kunnen meehelpen, daar is het in Flevoland op stukgelopen.
Het is voor install parties misschien wel het meest praktisch als één persoon de hoofd-organisator is. Maar als gaandeweg deze parties groter worden, moeten er toch taken verdeeld worden.

Overigens valt het me op dat ieder draadje die over het actief promoten van Ubuntu dood loopt... jammer. Als zo'n topic wordt gestart, dan wordt daar meestal heel enthousiast op gereageerd. En daar blijft het dan bij...
Dat is misschien vaak wel zo. Maar er is laatst een topic geweest over een mogelijk "Ubuntu NL media team" wat interesse gaat kweken bij overheden en dergelijke. Daar is ook echt een werkgroepje uitgekomen.

Offline Ron

  • Forumteam
    • r0n
    • Dwarsligger
  • Steunpunt: Ja
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #10 Gepost op: 2008/12/08, 22:37:21 »
de 1e vraag die bij mij op komt is of UBUNTU-NL wel als rechtspersoon wil opereren?(stichting, vereniging) Volgens mijn kan alleen het huidige team hier antwoord op geven.
Het team als geheel heeft hier geen antwoord op gegeven, maar losse team-members zijn wel positief.
De 13e was er toch een IRC meeting, die voor iedereen bedoeld is ?
Voor zover ik weet, staat dit punt op de agenda, dus wees erbij en geef je mening !
OpenStandaard evangelist, OpenSource promotor,  OpenData liefhebber.
Xubuntu gebruiker, liefhebber en tester.
In Nederland bekend als een dwarsligger.

Offline Maarten123

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #11 Gepost op: 2008/12/08, 22:39:19 »
Dat is misschien vaak wel zo. Maar er is laatst een topic geweest over een mogelijk "Ubuntu NL media team" wat interesse gaat kweken bij overheden en dergelijke. Daar is ook echt een werkgroepje uitgekomen.

Dat draadje heb ik ook gevolgd.. heb echter niet gezien gelezen dat daar een werkgroepje uit voort is gekomen  ;)
Hoe gaat dat groepje nu verder? Heb gezien dat Jan een actieplan zou schrijven..


Offline Soul-Sing

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #12 Gepost op: 2008/12/08, 22:39:29 »
@Maarten123
al je punten: spijker op de kop (4 posts boven deze)

Offline Thomas de Graaff

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #13 Gepost op: 2008/12/09, 12:00:07 »
Bij de een RP als die we onlangs in Apeldoorn hebben gehad, ben je heel erg afhankelijk van de bereidwilligheid van de Ubunteros hier op het forum.
Je kijkt wie zich aanmelden en welke ideeën deze mensen meebrengen. Gaandeweg ontstaat dan een programma waar een ieder een rol in heeft.

Het aanbieden van een organisatiestructuur waarin mensen verschillende rollen hebben en verantwoordelijkheden min of meer zijn afgebakend betekend niet dat mensen die meedoen geen ideeën kunnen meebrengen. Het betekend wel dat wanneer je bepaalde ideeën hebt je weet bij wie je kan aankloppen met deze ideeën. Dat lijkt me alleen maar handig.
« Laatst bewerkt op: 2008/12/09, 12:02:08 door tommie74 »

Offline Jan Stedehouder

  • Lid
    • Jan Stedehouder
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #14 Gepost op: 2008/12/09, 12:04:15 »
Dat is misschien vaak wel zo. Maar er is laatst een topic geweest over een mogelijk "Ubuntu NL media team" wat interesse gaat kweken bij overheden en dergelijke. Daar is ook echt een werkgroepje uitgekomen.

Dat draadje heb ik ook gevolgd.. heb echter niet gezien gelezen dat daar een werkgroepje uit voort is gekomen  ;)
Hoe gaat dat groepje nu verder? Heb gezien dat Jan een actieplan zou schrijven..

Daarom staat het zaterdag op de agenda. Voor die tijd zorg ik dat er wat gedachten op papier staan  O0

Offline Thomas de Graaff

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #15 Gepost op: 2008/12/09, 12:13:33 »
Stappenplan of niet, het zijn de vrijwilligers die moeten werken en je moet erop kunnen rekenen  :)
Bedenk ook, des te meer volk je betrekt, des te moeilijker een vergadering gaat worden...

Hoe meer vrijwilligers, hoe minder werk per vrijwilliger. Bij het voorstel voor een organisatiestructuur is er uitgegaan van verschillende kerngroepen. Dit zij kleine groepjes die de verantwoordelijkheid dragen voor essentiële taken die bij iedere releaseparty moeten worden uitgevoerd. Vergaderingen zullen voornamelijk binnen deze kleine kerngroepen plaatsvinden: kerngroepvergaderingen. Een enkele plenaire vergadering zo nu en dan zal wel nodig zijn, maar hier gaat het dan om het delen van informatie over voortgang en dergelijke, en niet zozeer voor het nemen van beslissingen. Dat hoeft dus geen probleem te zijn. Wanneer er veel vrijwilligers nodig zijn, en dat is het geval bij een grote releaseparty, en er is niet zo'n getrapte besluitvormingsstructuur met min of meer afgebakende verantwoordelijkheden. Dan ben ik het ermee eens dat vergaderen een probleem kan zijn.
« Laatst bewerkt op: 2008/12/09, 12:15:06 door tommie74 »

Offline Thomas de Graaff

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #16 Gepost op: 2008/12/09, 12:29:17 »
Maar zo'n uitgebreide structuur loont alleen bij grote release parties, voor kleinere release parties is het denk ik niet de moeite om zoveel leidinggevenden te hebben.
Toch denk ik dat er ook voor install parties wel wat meer een bevoegdheden-structuur mag zijn. Eén organisator kan niet alles organiseren (sprekers, ruimte, promotie), die taken moet worden verdeeld.

Hier ben ik het mee eens, voor kleinere locale releaseparties is het denk ik niet nodig zo'n uitgebreide structuur in te zetten. Ik denk wel dat het nodig is dat er méér mensen verantwoordelijkheid nemen voor essentiële taken die georganiseerd moeten worden. Maar ik denk dat de mensen die dit organiseren de verdeling van verantwoordelijkheden prima zelf kunnen vormgeven. Misschien is het een idee om vanuit Ubuntu-nl wanneer mensen initiatieven nemen om een locale activiteit te ontplooien te vragen of men een projectplan wil maken en dit te toetsen aan haalbaarheid. Hierbij kan een stappenplan als dat van Willem ook enorm handig zijn:

https://wiki.edubuntu.org/NlEventTeam/ReleasePartyStappenplan
« Laatst bewerkt op: 2008/12/09, 16:13:46 door tommie74 »

Offline Thomas de Graaff

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #17 Gepost op: 2008/12/09, 12:48:22 »
Overigens valt het me op dat ieder draadje die over het actief promoten van Ubuntu dood loopt... jammer. Als zo'n topic wordt gestart, dan wordt daar meestal heel enthousiast op gereageerd. En daar blijft het dan bij...

Als Ubuntu-NL achter het idee staat om meer structuur te geven aan de organisatie van Release Partys, dan wil ik me graag inzetten voor verdere uitwerking zodat praktische inzet mogelijk wordt.

Offline Maarten123

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #18 Gepost op: 2008/12/09, 18:11:29 »
Zal mijn best doen zaterdag aan te sluiten..  ;)

Ben benieuwd waar dat op uit draait..

Offline palm

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #19 Gepost op: 2008/12/10, 13:37:18 »
Ik weet het niet, ik heb de indruk dat die releaseparties toch weinig volk hadden. En de meeste bezoekers waren al ubuntu-gebruikers.
Landelijke, kleine releaseparties zou ik niet meer doen, enkel nationaal met gebundelde krachten voor bekendmaking.
Beter zou zijn ieder jaar een ubuntu-dag of dagen, dit kan rond een release van ubuntu.Maar steeds rond dezelfde periode en liefst op dezelfde plaats.Op die manier kan je een herkenbare manifestatie opbouwen, net zoals een beurs.

Offline Double12

  • Webteam
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #20 Gepost op: 2008/12/10, 13:47:38 »
Ik weet het niet, ik heb de indruk dat die releaseparties toch weinig volk hadden. En de meeste bezoekers waren al ubuntu-gebruikers.
Landelijke, kleine releaseparties zou ik niet meer doen, enkel nationaal met gebundelde krachten voor bekendmaking.
Beter zou zijn ieder jaar een ubuntu-dag of dagen, dit kan rond een release van ubuntu.Maar steeds rond dezelfde periode en liefst op dezelfde plaats.Op die manier kan je een herkenbare manifestatie opbouwen, net zoals een beurs.
Je moet het belang van de kleinere install parties niet onderschatten. Voor elk halfjaar een grote release party is nou eenmaal de mankracht niet aanwezig, het is een enorm project.
De Intrepid install parties waren over het algemeen misschien niet altijd even druk bezocht, maar in Den Haag waren we op een bepaald moment wel zo druk met installeren dat we bijna mensen te kort kwamen.
En we hebben geleerd van deze install parties. We hebben in verschillende regio's groepen mensen, contacten en ervaring opgebouwd. Die kunnen we bij volgende install parties weer gebruiken.

Ook is het zo dat deze install parties een aanspreekpunt van Ubuntu in de regio zijn. In de maanden voor zo'n install party, kun je tegen iedereen die vragen heeft zeggen: "op de install party bij jou in de buurt kunnen ze je persoonlijk verder helpen".

Offline laacque

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #21 Gepost op: 2008/12/12, 12:28:32 »


Daarom staat het zaterdag op de agenda. Voor die tijd zorg ik dat er wat gedachten op papier staan  O0
Heb ik t nou over het hoofd gezien of is Jan's opzet er nog niet?
Als je in de breedte groeit,||groei je dan ook in de diepte?

Offline Thomas de Graaff

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #22 Gepost op: 2008/12/12, 20:52:44 »


Daarom staat het zaterdag op de agenda. Voor die tijd zorg ik dat er wat gedachten op papier staan  O0
Heb ik t nou over het hoofd gezien of is Jan's opzet er nog niet?

http://forum.ubuntu-nl.org/index.php/topic,35171.msg341938.html#msg341938

Offline Thomas de Graaff

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #23 Gepost op: 2008/12/13, 21:55:43 »
Op de open irc-meeting is gesproken over het voorstel ter structurering van de organisatie van releaseparties. Omdat hierover in internationaal verband ook initiatieven worden ondernomen wordt er eerst afgewacht wat daar uitrolt. Uiteindelijk is het wellicht mogelijk om het een en ander te combineren. Dit alles is geen belemmering om de hier voorgestelde structuur verder uit te werken. Deze draad zal hiervoor het platform blijven waar de verschillende voorstellen besproken, bekritiseerd en aangevuld kunnen worden.

Offline Thomas de Graaff

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatie Release Parties
« Reactie #24 Gepost op: 2008/12/15, 14:25:30 »
Er is een eerste opzet om te komen tot een verdere structurering van de ReleaseParty organisatie. Per rol is er een wiki-pagina waar zoveel mogelijk informatie verzameld wordt die nodig is om deze rol uit te voeren. De bedoeling is dat uiteindelijk degene die een bepaalde rol uitvoerd, deze bijbehorende wiki pagina bijhoud, en aan de hand van zijn of haar ervaringen aanpast. Zo kunnen volgende organisaties optimaal gebruik maken van wat er aan kennis, documenten e.d. geproduceerd word. Het is de bedoeling dat er per rol zoiets ontstaat als het stappenplan waar eerder in deze draad naar verwezen werd. (https://wiki.edubuntu.org/NlEventTeam/ReleasePartyStappenplan)

Klik op de wiki pagina voor het voorstel eens bij "rollen" op "voorzitter" of "hoofd locatie", voor een eerste indruk van hoe dit misschien vormgegeven kan worden.
http://wiki.ubuntu-nl.org/community/ReleasePartyOrganisatieVoorstel/Voorstel

Ideeën en kritieken zijn welkom.
« Laatst bewerkt op: 2008/12/16, 13:28:24 door tommie74 »