Nieuws:

Welkom, Gast. Alsjeblieft inloggen of registreren.
Heb je de activerings-mail niet ontvangen?

Auteur Topic: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.  (gelezen 2196 keer)

Offline Thomas de Graaff

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Gepost op: 2010/01/11, 12:56:42 »
Er zijn plannen om (samen met de HCC) met een team de organisatie van de Lucid Lynx Releaseparty op te pakken. De bedoeling is dat dit een grote party wordt waarbij we ons richten op 500-1000 bezoekers. We willen dit organiseren met een team van ongeveer acht mensen die de verantwoordelijkheid krijgen over verschillende taken. Waar gewenst wordt verwacht deze organisatoren voor hun deeltaak een werkgroepje opzetten zodat meerdere communityleden kunnen meehelpen bij die taak.

Hoewel er een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden is binnen het team betekent dit niet dat je er in jouw taak alleen voorstaat. We werken namelijk als team samen, dat betekend dat iedereen in het team overal bij betrokken is, en over alles wat door het organisatieteam wordt ondernomen meepraat.

We zoeken dus een aantal enthousiaste organisatoren die de nodige tijd vrij kunnen maken en goed kunnen organiseren en overleggen. Je wordt niet in het diepe gegooid, er is al heel wat ervaring, er zijn al de nodige contacten, dus je hoeft niet op nul te beginnen.

Lijkt het je leuk om mee te helpen als organisator, stuur dan een email naar events@ubuntu-nl.org. Stel jezelf even voor, en probeer ons te overtuigen dat je een goede kandidaat bent. :)

Het gaat om de volgende vacatures:



Coördinatie (open):
Het coördineren van de Releaseparty organisatie betekent het dragen van de eindverantwoordelijkheid voor het organisatorische verloop van het project. Dit komt neer op een organiserende en controlerende rol. De coördinator let op de voortgang van de activiteiten van de verschillende teamleden en hun werkgroepen en maakt eventuele bijsturing bespreekbaar. Dit betekent ook dat wanneer er binnen het team geen consensus gevormd kan worden de coördinator een laatste oordeel zal vellen. Inhoudelijk houdt de coördinator zich verder zoveel mogelijk afzijdig.

Financiën (vervuld: Nicolaas van Kraft van Ermel, HCC):
Het beheren van de financiën van een Install Party betekent dat je zorg draagt voor de afhandeling van betalingen van facturen en declaraties, je administreert uitgaven en inkomsten, verzamelt en bewaart bonnetjes die daarmee verbonden zijn, je waakt dus over de kas van de releaseparty (kan dus nee zeggen als het budget het niet toelaat!) en de financiële administratie. Na afloop van de Party maak je een (kort) financieel rapport. Het belangrijkste van dit rapport is dat er helderheid is: waar is het geworven geld aan besteed en hoe staat de balans nu. Het werven van middelen (contacteren van sponsoren) zelf hoort bij de communicatietaak. Bij deze taak zal nauw samengewerkt worden met het HCC kantoor die de daadwerkelijke financiële transacties voor hun rekening zullen nemen.

Communicatie (vervuld: door Thomas de Graaff, Ubuntu-nl):
Je zorgt ervoor dat de Releaseparty op een leuke manier in het daglicht komt bij zoveel mogelijk mensen. Zowel richting de ubuntu community als mensen daar buiten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het werven van sponsoren, waarbij niet alleen gedacht moet worden aan bedrijven, maar ook kleine particuliere sponsoren kunnen wellicht met donaties hun steentjes bijdragen. Je zal samenwerken met de werkgroep Artwork voor het maken van promotiemateriaal, en een werkgroepje is gewenst om de promotie verder vorm te geven.

Locatie (vervuld: Bas van den Dikkenberg, HCC):
Je zorgt voor een aansprekend ingerichte en veilige locatie waar de verschillende activiteiten kunnen plaatsvinden. Tijdens de releaseparty zorgt je er voor dat praktische problemen worden opgelost. Je bent het aanspreekpunt voor de andere organisatieleden en vrijwilligers van de party voor alles wat met de locatie te maken heeft. Je bent op de dag zelf ten alle tijde mobiel bereikbaar.

Vrijwilligers (vervuld: Maarten Leeuwis):
Geen Releaseparty zonder vrijwilligers. Er zijn veel mensen die willen meewerken aan een leuk project waarbij plezier en nut samen gaan. Vele handen maken licht werk. Maar als dit niet goed georganiseerd wordt moeten weinig handen veel werk verzetten. Je zorgt ervoor dat vrijwilligers een leuke dag hebben, tijd over hebben om als ze dat willen activiteiten op de Releaseparty te kunnen bezoeken en zich daarnaast nuttig kunnen maken bij activiteiten als het Ubuntu installatieteam, garderobe, inrichting, hapjes e.d. Voorafgaand aan de party werf je via verschillende communicatiekanalen (forum, IRC of bijv. eigen kennissenkring) vrijwilligers. Je laat geregeld wat horen, zodat duidelijk is dat er nog steeds vrijwilligers nodig zijn. Met de informatie die je van andere organisatoren krijgt, informeer je de vrijwilligers, zodat duidelijk is wat van ze verwacht wordt.

Inhoud (vervuld: Rob Snelders):
Je houdt je bezig met wat er voor de bezoekers van de releaseparty te beleven is. Je draagt zowel inhoudelijk als organisatorisch zorg voor de activiteiten op de Releaseparty. Hierbij valt te denken aan de mogelijkheid tot installeren, hapjes, workshops, demonstraties en
presentaties. Er is al de nodige ervaring in de werkgroep releaseparties hiermee, en Double12 heeft aangegeven te willen meewerken in een werkgroepje dat voor deze taak wenselijk is. Er zijn ook al de nodige contacten met externe partijen die een bijdrage willen leveren.

Middelen (vervuld: Johan Swenker, HCC):
Verzamelen en organiseren, of eventueel huren van computers/hardware/beamers en computerwerkplekken/meubilair en
internetaansluitingen. Demonstratiemateriaal. Je zorgt ervoor dat alles gelabeled is, dat alles op de juiste plek komt, dat er zo nodig een korte gebruiksaanwijzing is, dat beamers e.d. aangesloten worden enz.

Evaluatie (vervuld: Sebastian Schauwenburg):
Verslaglegging van zowel de organisatie, de party zelf, alswel evaluatie achteraf. Tijdens de organisatieperiode bijhouden van gemaakte afspraken zodat iedereen op de hoogte is van wat er gebeurt. Notulen van vergaderingen maken, verzamelen. Zorg dat er op de party iemand is die film materiaal of foto's maakt. De evaluatie achteraf die met het hele organisatieteam gemaakt dient te worden is erg nuttig om toekomstige party´s nog beter te stroomlijnen en te organiseren. Hierbij tevens nagaan of de vooraf gestelde doelen en doelstellingen gehaald zijn.
« Laatst bewerkt op: 2010/01/26, 16:30:28 door Thomas de Graaff »

Offline TopGear

  • Forumteam
  • Steunpunt: Ja
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #1 Gepost op: 2010/01/11, 16:00:25 »
Het lijkt mij wel wat om als vrijwilliger te helpen. Maar niet als werver daarvan. Daar ben ik een 0,0 in :P Maar ik ben pas 14, dus ben ik wel welkom??

Offline Thomas de Graaff

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #2 Gepost op: 2010/01/11, 16:22:56 »
Iedereen is welkom om te helpen met de releaseparty. Maar als lid van het organisatieteam heb je wel vrij veel verantwoordelijkheid, en het is denk ik niet slim om hiermee iemand van 14 jaar op te zadelen. Maar er zal genoeg werk te verzetten zijn bij de organisatie van die party, en er zullen meer handen nodig zijn dan die van de organisatoren.  :)

Offline Sjoerd Broekhuijsen

  • Forumteam
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #3 Gepost op: 2010/01/11, 16:30:48 »
Als vrijwilliger wil ik ook wel meewerken..  (Wat is komt daar overigens behalve installatiehulp bij kijken?)
Ook werving ben ik niet extreem sterk, als 'vrijwilligerwerver' zijn er anderen een betere kandidaat.. Binnen eigen kenniskring en andere middelen zal ik wel kijken wat ik kan betekenen..
Is er al een datum en locatie?

@Topgear..
Ik heb meegeholpen als vrijwilliger tijdens een releaseparty van 8.10 (was een kleintje).. Toen was ik 15.. Scheelt maar een jaartje :P (Ben nu, en bij 10.04, 16 jaar)
« Laatst bewerkt op: 2010/01/11, 16:35:58 door Sjoerd Broekhuijsen »
PC: Processor - AMD Athlon II X4 640 (quad core, 3.0GHz), 4GB DDR2 RAM 800MHz, Videokaart: ATI Sapphire HD4850 met 512MB geheugen, 500gb 7200RPM HDD, Ubuntu 12.04 LTS

Wat doe je als je vraag is opgelost?

Offline Double12

  • Webteam
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #4 Gepost op: 2010/01/11, 17:21:26 »
Onder deze 8 hoofdtaken komen waarschijnlijk werkgroepjes te staan die met deze taken gaan meehelpen. Daar kun je je later ook altijd nog voor aanmelden, als je ook een rol wilt spelen in de organisatie.

Offline Thijsg

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #5 Gepost op: 2010/01/11, 17:54:29 »
TopGear, misschien kan je een pact sluiten met laacque. Jij probeert het alleen te regelen. Als het niet lukt, vraag je hulp aan haar.

Offline TopGear

  • Forumteam
  • Steunpunt: Ja
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #6 Gepost op: 2010/01/11, 19:31:30 »
TopGear, misschien kan je een pact sluiten met laacque. Jij probeert het alleen te regelen. Als het niet lukt, vraag je hulp aan haar.

Dat is een goed idee. Maar als vrijwilliger zijnde krijg je toch niet de zware taken van het organiseren? En als vrijwilliger zijnde, wat zijn mijn taken dan?

Offline Dooitze de Jong

  • Lid
    • dooitze
    • Dooitze de Jong
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #7 Gepost op: 2010/01/11, 19:40:25 »
Ik ga waarschijnlijk wel wat doen
Linux User : 491909
Ubuntu User: 2928
Word geen 100 % Offtopic-spammer, maar help ook eens anderen!
[size=10]Soms plaats ik berichten met mijn pda, dus er kunnen spellingsfouten in zitten[/size]

Offline Thijsg

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #8 Gepost op: 2010/01/11, 19:42:12 »
TopGear, misschien kan je een pact sluiten met laacque. Jij probeert het alleen te regelen. Als het niet lukt, vraag je hulp aan haar.

Dat is een goed idee. Maar als vrijwilliger zijnde krijg je toch niet de zware taken van het organiseren? En als vrijwilliger zijnde, wat zijn mijn taken dan?
Wil je een van de taken in de startpost van Thomas of op de party verschijnen als installatiehulp?

Offline TopGear

  • Forumteam
  • Steunpunt: Ja
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #9 Gepost op: 2010/01/11, 19:49:48 »
Installatie hulpje. Zo'n taak is nog teveel voor mij. Gaan we eigenlijk nog wat doen met de games?

Offline Thijsg

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #10 Gepost op: 2010/01/11, 19:51:43 »
Installatie hulpje. Zo'n taak is nog teveel voor mij. Gaan we eigenlijk nog wat doen met de games?
Dan hoef je je hier niet aan te kondigen. Dit gaat een niveau hoger. Over een paar maanden mogen de installatiehulpen zich melden.

Offline Thomas de Graaff

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #11 Gepost op: 2010/01/11, 23:06:33 »
De vacatures Financiën en Middelen zijn ingevuld met respectievelijk Nicolaas Kraft van Ermel en Johan Swenker van de HCC.

Offline Thomas de Graaff

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #12 Gepost op: 2010/01/13, 13:14:28 »
Er ligt een verzoek bij het HCC kantoor om de coördinatie taak op zich te nemen. Een zeer ervaren partij (HCC dagen).

Wanneer Ubuntu-nl de overige vacatures (inhoud, vrijwilligers, evaluatie) niet weet in te vullen met mensen die er vol enthousiasme voor willen gaan, en er de nodige tijd voor kunnen vrijmaken, dan gaat het feest wat mij betreft helaas niet door.
« Laatst bewerkt op: 2010/01/13, 13:20:57 door Thomas de Graaff »

Offline Jan Stedehouder

  • Lid
    • Jan Stedehouder
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #13 Gepost op: 2010/01/13, 13:43:50 »
Het is maar even een gedachte, maar 'inhoud' en 'vrijwilligers' zijn natuurlijk zeer nauw met elkaar verbonden en beide taken zijn precies datgene waar de release party om draait. Qua tijdsinspanning en volume aan werkzaamheden zijn deze taken vrij stevig en ik kan me voorstellen dat je even de tijd moet nemen om daar mensen bij moet zoeken en eerder in teams dan in centrale aanspreekpunten moet denken.

Bij 'inhoud' zou het misschien helpen om aan te geven welke hulp al is aangeboden, zowel vanuit Ubuntu-NL als door derde partijen, en hoe een soortgelijke dag er eerder uit heeft gezien (en dan denk ik even aan de HCC Linux dag).  Dat geeft zicht op de bouwstenen en maakt het wellicht eenvoudiger voor iemand om te zeggen 'dat wil ik wel op me nemen'. 

Offline Thomas de Graaff

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #14 Gepost op: 2010/01/13, 15:13:09 »
In principe zijn alle taken behoorlijk met elkaar verwoven, niet alleen die van vrijwilligers en inhoud. Het is dan ook de bedoeling dat de teamleden daarom nauw met elkaar samenwerken. Naast inhoud vergt ook communicatie en locatie de nodige ondersteuning van vrijwilligers. Daarnaast is het de bedoeling dat in ieder geval voor de taak inhoud en communicatie een werkgroep wordt opgericht. Dat staat ook vermeld in de vacature. Voor de taak vrijwilligers is zo'n werkgroep niet echt nodig denk ik omdat er voor de taken waar vrijwilligers bij nodig (kunnen) zijn al werkgroepen worden opgericht (communicatie, inhoud, locatie).

De bedoeling is dat de vrijwilligers taak het hele vrijwilligersgebeuren coördineert, zowel voor inhoud, communicatie als locatie. Dat wil zeggen het centraal verzamelen van contactgegevens van alle vrijwilligers die willen meewerken, het van (algemene) informatie voorzien van alle vrijwilligers, het bijhouden welke vrijwilligers in welke werkgroepen zitten, het aanspreekpunt zijn voor vrijwilligers voor algemene zaken, informatiemails naar de vrijwilligers, het plaatsen van oproepen voor vrijwilligers, als andere organisatoren vrijwilligers nodig hebben deze proberen te regelen, badges voor vrijwilligers, broodjes op de dag etc. De bedoeling is dat door iemand verantwoordelijk te maken voor deze taak dat er als het aankomt niet langs elkaar heen gepraat wordt als het op vrijwilligers aankomt, dat er geen dubbele taken aan vrijwilligers gegeven worden enz. Overzicht houden dus, en een stuk ondersteuning voor zowel de vrijwilligers als de andere organisatoren in het team. Dat is een taak op zich, waarbij het heel handig is als er iemand is die hiervoor de verantwoordelijkheid op zich neemt.

Ik denk dat het onderscheiden van de taken inhoud en vrijwilligers heel nuttig is omdat vrijwilligers zich niet beperken tot inhoud, en omdat beide taken samengevat voor één persoon denk ik vrij veel werk is.

Voor de taak inhoud is al veel voor handen. Zoals in de vacature is vermeld zal Double12 meewerken in de werkgroep hiervoor. Ik heb zelf een aardige lijst met contactgegevens voor de organisator die dit oppakt met externe partijen die presentaties kunnen geven. Jan Stedehouder heeft aangegeven een workshop te willen organiseren, Maarten123 wil demo's van de verschillende Ubuntu versies geven, Multiseatpc staat waarschijnlijk wel weer open om een demosysteem neer te zetten, HUB uitgevers willen wel met een stapel linux magazines en een leuke promotieactie aanwezig zijn, de HCC heeft ook nog de nodige contacten en inbreng, Canonical partners zullen waarschijnlijk nog een stuk inbreng geven, Dennis Kaarsemaker wil een verkoop van Canonical Store goodies opzetten e.d. Dus wie dit wil oppakken hoeft niet bang te zijn dat het moeilijk wordt om dingen voor elkaar te krijgen. Dat gaat wel lukken. :D Je staat er niet alleen voor, en veel vóórwerk is al gedaan!
« Laatst bewerkt op: 2010/01/13, 15:29:25 door Thomas de Graaff »

Offline TonH

  • Promotieteam
  • Steunpunt: Ja
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #15 Gepost op: 2010/01/13, 17:11:26 »
Ik wil wel meewerken aan de inhoud. Maar ik verwacht wel dat er meer vrijwilligers zijn die in een groep hier iets mee willen doen. Ik zie al een naam staan, nog meer.

Offline Thomas de Graaff

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #16 Gepost op: 2010/01/13, 20:18:30 »
De vacatures inhoud en vrijwilligers zijn inmiddels ook gevuld met respectievelijk Rob Snelders en Maarten Leeuwis. :D

Nu nog iemand die evaluatie wil doen, en dan zijn we helemaal rond. :)
« Laatst bewerkt op: 2010/01/13, 20:34:57 door Thomas de Graaff »

Offline ubuntu4life

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #17 Gepost op: 2010/01/15, 17:56:57 »
Ik kan installeren...
16 jaar
Actief Ubuntu gebruiker sinds 8.04
Ik zou graag iets voor Ubuntu willen betekenen.

Oeps ik lees net pas dat dit een niveau te hoog is gegrepen voor mij.
In de toekomst zal ik zeker op dit niveau mee willen werken !

Ik hoor het wel, Jeroen.
« Laatst bewerkt op: 2010/01/15, 18:01:08 door ubuntu4life »

Offline Double12

  • Webteam
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #18 Gepost op: 2010/01/15, 21:56:29 »
Ik wil wel meewerken aan de inhoud. Maar ik verwacht wel dat er meer vrijwilligers zijn die in een groep hier iets mee willen doen. Ik zie al een naam staan, nog meer.
Mooi :) Er zullen zich hiervoor nog wel meer mensen aanmelden, waarschijnlijk ook nog wel een aantal mensen van de werkgroep Releaseparties.

Ik kan installeren...
16 jaar
Actief Ubuntu gebruiker sinds 8.04
Ik zou graag iets voor Ubuntu willen betekenen.

Oeps ik lees net pas dat dit een niveau te hoog is gegrepen voor mij.
In de toekomst zal ik zeker op dit niveau mee willen werken !

Ik hoor het wel, Jeroen.
Niemand anders kan van jou zeggen wat voor jou een niveau te hoog gegrepen is. Je moet zelf inschatten wat op basis van jouw capaciteiten en beschikbare tijd een geschikte rol is bij het meewerken aan een releaseparty.

 - Er is nog één organisatierol over, Evaluatie.
 - Op een later tijdstip kun je je aanmelden voor één van de ondersteunende werkgroepjes bij Inhoud en Communicatie. Zo kun je ook je bijdrage leveren aan de organisatie.
 - Op de dag zelf zijn er natuurlijk veel vrijwilligers nodig, als we verder zijn met de organisatie worden die ook geworven. Denk hierbij aan gastheer, installatiehulp, demonstratie, etc. etc.
 - Je kunt ervoor kiezen zelf een kleine party te organiseren in een café, buurthuis of school. Hierover later meer.

Dus, mogelijkheden te over :)

Offline Thomas de Graaff

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #19 Gepost op: 2010/01/16, 00:51:05 »
Oeps ik lees net pas dat dit een niveau te hoog is gegrepen voor mij.
In de toekomst zal ik zeker op dit niveau mee willen werken !

De vacature die nog open staat (evaluatie) is natuurlijk dé functie waarin iemand die in de toekomst zelf iets wil organiseren heel veel ervaring en contacten kan opdoen. :) Je kijkt namelijk overal in mee, en zorgt dat het een en ander wordt vastgelegd.

Offline Thomas de Graaff

  • Lid
  • Steunpunt: Nee
Re: Organisatoren gezocht voor het Lucid Releaseparty team.
« Reactie #20 Gepost op: 2010/01/25, 20:28:44 »
:D Het team is bijna helemaal rond. Sebastian Schauenburg, ook wel bekend als SWAT, gaat de evaluatie functie op zich nemen. De coördinatie daar horen we deze week nog van of die rond is. Dit gaat als het doorgaat iemand van de HCC worden.