Altijd nuttig zo'n oude doos!
Zo zie je maar dat er vaak weer opnieuw hetzelfde werk verzet wordt. Maar goed, enige kleine aanvullingen.
Waarom ontstaat de behoefte bij een vrijwilligersorganisatie aan een duidelijke structuur?
Omdat de risico's voor de vrijwilligers toenemen naarmate de werkzaamheden toenemen zowel in financiele zin als door de inzet van eigen middelen en tijd.
Risico' s kunnen worden beperkt door het aanbieden van de diensten door een rechtspersoon. Hierdoor blijft de rechtspersoon verantwoordelijk.
Rechtspersoon.
Een rechtspersoon kan een vereniging of stichting zijn. Ook kan dat een besloten vennootschap zijn.
Gezien de doelstelling (zonder winstoogmerk) komt een vereniging of stichting in aanmerking.
Een stichting dient notarieel te worden opgericht en moet worden ingeschreven bij de kamer van koophandel om zo te voldoen aan de voorwaarden om individuele en persoonlijke verantwoordelijkheid uit te blijven sluiten. Het stichtingsbestuur dient zich te verzekeren, omdat zij nu de aansprakelijke partij wordt, en niet meer de verschillende vrijwilligers.
Naast een aansprakelijkheidsverzekering voor het bestuur is het nodig om voor een stichting zelf ook een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Want een derde partij kan niet alleen het bestuur, maar ook de stichting aansprakelijk stellen. Er kan trouwens geen aansprakelijkheidsverzekering voor het bestuur worden afgesloten als er niet ook een aansprakelijkheidsverzekering voor de stichting is, dus dat hoort daar eigenlijk gewoon bij.
Ook kan een derde partij een vrijwilliger aansprakelijk stellen. In dat geval kan het zijn dat de verzekeraar van de vrijwilliger niet wil uitkeren omdat de schade is ontstaan tijdens vrijwilligerswerk. Hiervoor is het mogelijk ook nodig voor vrijwilligers een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.
Hieraan zijn kosten verbonden. De oprichtingskosten zijn eenmalig. En soms bij een welwillende notaris zelfs nihil. En de contributie bij de KvK. is jaarlijks. (Ongeveer 160,00 per jaar)
De kosten van de additionele aansprakelijkheidsverzekering(en) lopen sterk uiteen.
Om belastingheffing (vennootschapsbelasting) te voorkomen dient in de doel-omschrijving van de stichting winststreven uit te sluiten. Bijvoorbeeld: democratische en open toegankelijkheid van een ieder op het wereldwijde web. Dit is bijvoorbeeld mogelijk door middel van Open Source software.
(Om maar iets te noemen.)
Dit doel moet worden bereikt door het aantrekken van middelen. Bijvoorbeeld giften, legaten en bijdragen van donateurs. Het exploiteren van een winkel kan een probleem voor de fiscus worden.
Dit zou opgelost kunnen worden door die winkel in afzonderlijke vorm te exploiteren. De stichting zou daarin kunnen participeren en (een deel van de winst) krijgen.
Die middelen moeten worden ingezet om het doel te bereiken.
Het is voor een stichting mogelijk om vrijstelling van vennootschapsbelasting aan te vragen. Daarvoor moet voldaan worden waaronder dat er niet meer winst in een jaar is dan 7.500 euro. Ik vermoed dat aan deze voorwaarden voor een stichting ten behoeve van Ubuntu-nl wel te voldoen zou zijn.
Sinds 1 januari 2008 is het nodig een beschikking van de belastingdienst te hebben om in aanmerking te komen voor vrijstelling van afdragen van successie en schenkingsrechten. Dat is van belang denk ik als een stichting middelen wil verwerven door donaties. Hiervoor zijn een aantal voorwaarden waaraan een stichting moet voldoen die verder gaan dan een doelomschrijving die winststreven uitsluit. Zo moet er bijvoorbeeld een actueel beleidsplan zijn dat inzicht geeft in de werkzaamheden van de stichting, in de manier waarop geld wordt verkregen en de wijze waarop het vermogen wordt beheerd en besteed en nog een aantal andere voorwaarden.
Een goedgekeurde stichting kan haar vrijwilligers een belastingvrije vergoeding betalen van max.
1.500,00 per jaar.
Een stichting kent een bestuur dat zichzelf aanvult.
Het is ook mogelijk een Raad van Toezicht in te stellen. Dit is een orgaan dat zich bezighoudt met toezicht op het bestuur. w.o. bijv. benoemen, schorsen en ontslag van Raad van Bestuur. Maar dit gaat misschien wat ver voor een kleine stichting. Verder wordt in het algemeen in de statuten opgenomen dat het bestuur nieuwe bestuurders benoemt, maar ik kan me voorstellen dat hiervoor ook iets anders te bedenken is, bijvoorbeeld een goedkeuringsclausule waarin de goedkeuring van de community of de leiding van Ubuntu-nl wordt vereist bij het benoemen van een nieuw bestuurslid.
Dit moet allemaal in de oprichtingsakte worden geregeld bij een notaris. Kern van een stichting zijn immer: voorzitter, secretaris en een penningmeester aangevuld met verschillende leden. Het dagelijks bestuur. De financiele middelen dienen centraal beheerd te worden.
Verder moeten er nog een aantal belangrijke zaken vastgelegd worden in de statuten zoals vertegenwoordiging. Hiermee kan je bijvoorbeeld vastleggen dat de stichting door minstens twee bestuursleden vertegenwoordigd moet worden. Zo kan je voorkomen dat een enkel bestuurslid een auto koopt in naam van de stichting en vervolgens de stichting verantwoordelijk is voor die aankoop. Ook vertegenwoordiging middels volmacht is een mogelijkheid om een praktisch werkbare situatie te verzorgen. Ook de besluitvorming e.d. moet worden vastgelegd in de statuten. Ook is het handig om een huishoudelijk regelement in te stellen waardoor het mogelijk wordt om een aantal zaken die niet direct te maken hebben met de structuur en verhoudingen binnen de stichting zonder wijziging van statuten (moet je voor naar de notaris) te regelen en veranderen.
Deze gegevens komen uit het boek "Handboek Stichtingsbestuurder". Hierin staat vrij kort uitgelegd wat er allemaal komt kijken bij een stichting van oprichting, tot besturen tot opheffen. Wanneer iemand van het groepje geïnteresseerd is, kan ik het opsturen. (Ik wil het nog wel een keer doornemen, dus misschien over een paar dagen.) Ik wil het uiteindelijk wel graag weer terug. Het lijkt me goed als een aantal leden van het groepje dit een keer hebben bekeken.
