Ik denk dat je best voor één probleem één draadje opent. Bovendien moet je voldoende informatie meegeven.
Met gmail heb je pop toegang. Hierbij worden de berichten gedownload naar je computer. Die worden opgeslagen in een directory van de ingelogde gebruiker. Ik zie nu evenwel de noodzaak niet om een gmail account te delen met meerdere gebruikers: maak gewoon voor iedere gebruiker een gmail account aan, en laat iedere gebruiker de mail van zijn eigen account downloaden.
Voor wat openoffice spelling betreft: het lijkt me dat dictionaries standaard per gebruiker geïnstalleerd zijn (zo is het hier bij mij, maar ben enige gebruiker...) . Wellicht is het mogelijk van ook "globale" dictionaries te installeren. Voor vele zaken is het zo dat er items voor iedereen zichtbaar kunnen zijn, of zichtbaar enkel voor de gebruiker. Zo kunnen er bijvoorbeeld globale templates zijn, en andere 'privé' templates van de gebruiker.
Hoe dergelijke zaken afgehandeld worden, hangt uiteindelijk af van de software. Normaal heeft iedere gebruiker zijn eigen instellingen, die typisch als een verborgen bestand of directory in de home directory van de gebruiker opgeslagen worden.
