Er zijn plannen om (samen met de HCC) met een team de organisatie van de Lucid Lynx Releaseparty op te pakken. De bedoeling is dat dit een grote party wordt waarbij we ons richten op 500-1000 bezoekers. We willen dit organiseren met een team van ongeveer acht mensen die de verantwoordelijkheid krijgen over verschillende taken. Waar gewenst wordt verwacht deze organisatoren voor hun deeltaak een werkgroepje opzetten zodat meerdere communityleden kunnen meehelpen bij die taak.
Hoewel er een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden is binnen het team betekent dit niet dat je er in jouw taak alleen voorstaat. We werken namelijk als team samen, dat betekend dat iedereen in het team overal bij betrokken is, en over alles wat door het organisatieteam wordt ondernomen meepraat.
We zoeken dus een aantal enthousiaste organisatoren die de nodige tijd vrij kunnen maken en goed kunnen organiseren en overleggen. Je wordt niet in het diepe gegooid, er is al heel wat ervaring, er zijn al de nodige contacten, dus je hoeft niet op nul te beginnen.
Lijkt het je leuk om mee te helpen als organisator, stuur dan een email naar events@ubuntu-nl.org. Stel jezelf even voor, en probeer ons te overtuigen dat je een goede kandidaat bent.
Het gaat om de volgende vacatures:
Coördinatie (open):
Het coördineren van de Releaseparty organisatie betekent het dragen van de eindverantwoordelijkheid voor het organisatorische verloop van het project. Dit komt neer op een organiserende en controlerende rol. De coördinator let op de voortgang van de activiteiten van de verschillende teamleden en hun werkgroepen en maakt eventuele bijsturing bespreekbaar. Dit betekent ook dat wanneer er binnen het team geen consensus gevormd kan worden de coördinator een laatste oordeel zal vellen. Inhoudelijk houdt de coördinator zich verder zoveel mogelijk afzijdig.
Financiën (vervuld: Nicolaas van Kraft van Ermel, HCC):
Het beheren van de financiën van een Install Party betekent dat je zorg draagt voor de afhandeling van betalingen van facturen en declaraties, je administreert uitgaven en inkomsten, verzamelt en bewaart bonnetjes die daarmee verbonden zijn, je waakt dus over de kas van de releaseparty (kan dus nee zeggen als het budget het niet toelaat!) en de financiële administratie. Na afloop van de Party maak je een (kort) financieel rapport. Het belangrijkste van dit rapport is dat er helderheid is: waar is het geworven geld aan besteed en hoe staat de balans nu. Het werven van middelen (contacteren van sponsoren) zelf hoort bij de communicatietaak. Bij deze taak zal nauw samengewerkt worden met het HCC kantoor die de daadwerkelijke financiële transacties voor hun rekening zullen nemen.
Communicatie (vervuld: door Thomas de Graaff, Ubuntu-nl):
Je zorgt ervoor dat de Releaseparty op een leuke manier in het daglicht komt bij zoveel mogelijk mensen. Zowel richting de ubuntu community als mensen daar buiten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het werven van sponsoren, waarbij niet alleen gedacht moet worden aan bedrijven, maar ook kleine particuliere sponsoren kunnen wellicht met donaties hun steentjes bijdragen. Je zal samenwerken met de werkgroep Artwork voor het maken van promotiemateriaal, en een werkgroepje is gewenst om de promotie verder vorm te geven.
Locatie (vervuld: Bas van den Dikkenberg, HCC):
Je zorgt voor een aansprekend ingerichte en veilige locatie waar de verschillende activiteiten kunnen plaatsvinden. Tijdens de releaseparty zorgt je er voor dat praktische problemen worden opgelost. Je bent het aanspreekpunt voor de andere organisatieleden en vrijwilligers van de party voor alles wat met de locatie te maken heeft. Je bent op de dag zelf ten alle tijde mobiel bereikbaar.
Vrijwilligers (vervuld: Maarten Leeuwis):
Geen Releaseparty zonder vrijwilligers. Er zijn veel mensen die willen meewerken aan een leuk project waarbij plezier en nut samen gaan. Vele handen maken licht werk. Maar als dit niet goed georganiseerd wordt moeten weinig handen veel werk verzetten. Je zorgt ervoor dat vrijwilligers een leuke dag hebben, tijd over hebben om als ze dat willen activiteiten op de Releaseparty te kunnen bezoeken en zich daarnaast nuttig kunnen maken bij activiteiten als het Ubuntu installatieteam, garderobe, inrichting, hapjes e.d. Voorafgaand aan de party werf je via verschillende communicatiekanalen (forum, IRC of bijv. eigen kennissenkring) vrijwilligers. Je laat geregeld wat horen, zodat duidelijk is dat er nog steeds vrijwilligers nodig zijn. Met de informatie die je van andere organisatoren krijgt, informeer je de vrijwilligers, zodat duidelijk is wat van ze verwacht wordt.
Inhoud (vervuld: Rob Snelders):
Je houdt je bezig met wat er voor de bezoekers van de releaseparty te beleven is. Je draagt zowel inhoudelijk als organisatorisch zorg voor de activiteiten op de Releaseparty. Hierbij valt te denken aan de mogelijkheid tot installeren, hapjes, workshops, demonstraties en
presentaties. Er is al de nodige ervaring in de werkgroep releaseparties hiermee, en Double12 heeft aangegeven te willen meewerken in een werkgroepje dat voor deze taak wenselijk is. Er zijn ook al de nodige contacten met externe partijen die een bijdrage willen leveren.
Middelen (vervuld: Johan Swenker, HCC):
Verzamelen en organiseren, of eventueel huren van computers/hardware/beamers en computerwerkplekken/meubilair en
internetaansluitingen. Demonstratiemateriaal. Je zorgt ervoor dat alles gelabeled is, dat alles op de juiste plek komt, dat er zo nodig een korte gebruiksaanwijzing is, dat beamers e.d. aangesloten worden enz.
Evaluatie (vervuld: Sebastian Schauwenburg):
Verslaglegging van zowel de organisatie, de party zelf, alswel evaluatie achteraf. Tijdens de organisatieperiode bijhouden van gemaakte afspraken zodat iedereen op de hoogte is van wat er gebeurt. Notulen van vergaderingen maken, verzamelen. Zorg dat er op de party iemand is die film materiaal of foto's maakt. De evaluatie achteraf die met het hele organisatieteam gemaakt dient te worden is erg nuttig om toekomstige party´s nog beter te stroomlijnen en te organiseren. Hierbij tevens nagaan of de vooraf gestelde doelen en doelstellingen gehaald zijn.
