Dit is de oorspronkelijke tekst van ons voorstel richting Ubuntu-NL
Rotterdam, 20 januari 2009
Ubuntu-NL
Werkgroep Onderzoek en Oprichting Rechtspersoon Ubuntu-NL
Omschrijving van de opdracht
Achtergrond
De Nederlandstalige Ubuntugemeenschap (Ubuntu-NL) heeft aangegeven dat er behoefte bestaat aan een rechtspersoon ter versterking van de gemeenschap. Daarbij zijn twee hoofdtaken naar voren gekomen die door een rechtspersoon afgehandeld zouden moeten worden:
1.het inzamelen en beheren van fondsen ten bate van de Nederlandstalige Ubuntu gemeenschap, en
2.het zorgdragen voor rechtsbescherming voor vrijwilligers die activiteiten verrichten namens de Nederlandstalige Ubuntu gemeenschap op officiële door Ubuntu-NL georganiseerde evenementen.
De leiding van Ubuntu-NL heeft ingestemd met de instelling van een werkgroep die uit gaat zoeken welke rechtspersoon het meest geschikt is en -nadat dit is vastgesteld- de oprichting van de rechtspersoon gaat begeleiden.
De discussie over het oprichten van een rechtspersoon is niet nieuw en het is duidelijk dat het gaat om een kwestie waarover de emoties hoog zijn opgelopen.
Omschrijving van de opdracht aan de werkgroep
De leiding en de leden van Ubuntu-NL verzoeken de Werkgroep Onderzoek en Oprichting Rechtspersoon Ubuntu-NL (kortweg: werkgroep) het volgende:
1.het onderzoeken van mogelijke rechtspersonen die geschikt zijn voor:
(a)het inzamelen en beheren van financiële middelen ten bate van de Nederlandstalige Ubuntu gemeenschap, zowel in Nederland als in België;
(b)het aangaan van contracten namens de Nederlandstalige Ubuntu gemeenschap, zowel in Nederland als in België;
(c)het zorg dragen voor rechtsbescherming voor vrijwilligers die activiteiten verrichten namens de Nederlandstalige Ubuntu gemeenschap, zowel in Nederland als in België, op officiële namens Ubuntu-NL georganiseerde evenementen.
2.Bij het onderzoek rekening te houden met
(a)de Ubuntu Code of Conduct,
(b)het gegeven dat Ubuntu-NL een organisatie van betrokken vrijwilligers is, en
(c)het feit dat de rechtspersoon geen tweedeling mag veroorzaken tussen ondersteunende en niet-ondersteunende leden van Ubuntu-NL.
Het staat de werkgroep vrij om:
1.Bij externe deskundigen informatie in te winnen omtrent de organisatie en inrichting van rechtspersonen voor vrijwilligersorganisaties;
2.De leden van Ubuntu-NL (deel)vragen voor te leggen over kwesties die verband houden met de aard en inhoud van de werkzaamheden van de rechtspersoon.
De werkgroep wordt nadrukkelijk verzocht:
1.De ervaringen van andere Ubuntu LoCo's in Europa mee te nemen in hun onderzoek, en
2.Rekening te nemen van de wensen van Canonical ten aanzien van rechtspersonen voor Ubuntu LoCo's.
(a)Het contact met Canonical loopt in beginsel via de leiding van Ubuntu-NL. Het is de verantwoordelijkheid van de leiding van Ubuntu-NL de werkgroep tijdig en adequaat te informeren over de wensen van Canonical.
De werkgroep wordt gevraagd een voorstel te formuleren voor:
(a)een rechtspersoon welke past bij de wensen en behoeften van de Nederlandstalige Ubuntu gemeenschap.
i.Het staat de werkgroep vrij verschillende alternatieven voor te leggen aan de leden van Ubuntu-NL;
ii.Het staat de werkgroep vrij niet met een eenduidig advies te komen, indien een dergelijk advies niet wenselijk of niet noodzakelijk is;
iii.Het staat de werkgroep vrij adviezen te formuleren voor zowel het Nederlandse als Belgische deel van Ubuntu-NL.
(b)Waarbij wordt aangegeven welke relatie de rechtspersoon heeft tot:
i.de bestaande leidinggevende structuur van Ubuntu-NL,
ii.de bestaande gemeenschap, en
iii.welke bevoegdheden de rechtspersoon nodig heeft teneinde haar primaire taken te kunnen vervullen.
2.Aan te geven:
(a)wat het profiel moet zijn van de bestuursleden van de rechtspersoon, en
(b)wat de werkzaamheden van de bestuursleden moeten zijn, en
(c)hoeveel tijd hiermee gemoeid zal zijn.
3.Het totale voorstel voor te leggen aan:
(a)de leden van Ubuntu-NL, en
(b)de leiding van Ubuntu-NL.
Na besluitvorming over het voorstel wordt de werkgroep verzocht:
1.De werving en selectie van de bestuursleden te verzorgen,
2.De kandidaat-bestuursleden welke voldoen aan het gestelde voor te stellen aan de leden en leiding van Ubuntu-NL,
3.De bestuursleden te ondersteunen bij de oprichting van de formele rechtspersoon.
Randvoorwaarden bij de besluitvorming
De uiteindelijke beslissing over de instelling van de rechtspersoon en over de bestuursleden die zitting gaan nemen is niet de verantwoordelijkheid van de werkgroep. De beslissing moet worden genomen door de huidige leiding van Ubuntu-NL.
De werkgroep hecht wel grote waarde aan een zo groot mogelijke duidelijkheid en wenst op voorhand van de leiding van Ubuntu-NL de verzekering dat de rechtspersoon daadwerkelijk opgericht zal gaan worden conform het voorstel, dan wel een van de voorstellen die wordt gedaan.
Bij het onderzoek zal de werkgroep de volgende beginselen hanteren:
1.Transparantie: de werkgroep geeft openheid over de wijze waarop voorstellen en besluiten tot stand zijn gekomen;
2.Helderheid van informatie: de werkgroep geeft een objectief, volledig en helder beeld ten aanzien van achterliggende overwegingen;
3.Betrokkenheid: de werkgroep betrekt de gemeenschap en de leiding van Ubuntu-NL op verschillende manieren bij de verschillende stappen in het proces.
Naar onze mening betekent dit vooralsnog dat:
1.naast een werkgroep een stuurgroep moet worden ingesteld bestaande uit de leiding van Ubuntu-NL, i.c. Dennis Kaarsemaker en Sebastian Schauenburg, en twee nog nader te bepalen vertegenwoordigers van de gemeenschap. De stuurgroep is beschikbaar voor directe consultatie en bijsturing;
2.de werkgroep de vrijheid krijgt via de beschikbare communicatiekanalen (deel)vraagstukken voor te leggen en de discussie daarover te begeleiden. De moderatie van die discussies ligt in handen van de werkgroep, waardoor ook de actieve vrijwilligers/moderators deel kunnen hebben aan die discussies;
3.de werkgroep de vrijheid krijgt om het advies over de rechtspersoon integraal voor te leggen aan de gemeenschap, waarna dit advies aangevuld met de mening(en) van de gemeenschap wordt voorgelegd aan de leiding van Ubuntu-NL;
4.de leiding van Ubuntu-NL op voorhand aangeeft binnen een redelijke nog te bepalen termijn tot besluitvorming over te gaan en de werkgroep te verzoeken het advies uit te voeren.
==========================
Op dit voorstel moeten in ieder geval twee wijzigingen worden doorgevoerd:
(1) de rechtspersoon heeft alleen betrekking op de werkzaamheden van Ubuntu-NL in Nederland, en
(2) ook andere personen uit de leiding van Ubuntu-NL komen in aanmerking voor deelname aan de stuurgroep.